nexusdata.id

Data Automation & Web Solutions

Yogyakarta, Indonesia

nexusdataid@gmail.com

085157709694

PROPOSAL & QUOTATION

Pengembangan Sistem ExpatSys

Disiapkan Untuk:

Bapak Indra

Managing Director

Disiapkan Oleh:

Tri Hartanto

nexusdata.id

Tanggal: 23 April 2026

No. Quotation: NDX/QUO/IV/2026/012

Masa Berlaku: 1 Minggu (Hingga 30 April 2026)

1. Tujuan Sistem

Pembangunan web-based platform terpusat dengan sistem Role-Based Access Control (RBAC) untuk mendigitalisasi layanan ekspatriat (Advisory & Document Prep) dan Corporate Training. Fokus utama sistem adalah otomasi tugas repetitif, mitigasi denda permit expiry, perlindungan kebocoran data antar-divisi, dan sinkronisasi penagihan (billing).

2. Ruang Lingkup Pekerjaan (Scope of Work)

Pembangunan sistem otomasi operasional layanan ekspatriat dan pelatihan (RBAC) dengan batasan pengembangan 6 modul akses:

Modul Account Executive: Manajemen CRM Klien dan pembuatan tiket otomatis.
Modul Consultant: Permit Tracker, Checklist Dokumen, dan fitur Auto-Drafting RPTKA.
Modul Senior Consultant: Quality Control (Review/Approval) hasil kerja tim.
Modul HR & Admin: Logistik training, absensi, dan otomasi email reminder peserta.
Modul Finance: Konversi status Closed Ticket ke draft Invoice dan tracking pembayaran.
Modul MD Dashboard: Analitik Top-Down untuk memantau YTD Revenue dan margin layanan.

3. Roadmap & Timeline (3 Bulan)

Bulan 1: Arsitektur & Core System (Termin 1)

Desain Database, SSO Security, penyelesaian Modul AE, Consultant, & Senior Consultant.

Bulan 2: Advanced Integration (Termin 2)

Modul HR, Finance, MD Dashboard, Integrasi n8n, API Anthropic Claude, dan Resend SMTP.

Bulan 3: Security Hardening, QA & UAT (Pelunasan)

Pengujian celah keamanan data, User Acceptance Testing (UAT) bersama Klien, & Go-Live.

4. Rincian Investasi & Pembayaran

Total Nilai Pengembangan Sistem

Rp 42.000.000

Termin	Persentase	Nominal	Keterangan
Down Payment	30%	Rp 12.600.000	Penandatanganan kontrak (Kick-off).
Termin 1	30%	Rp 12.600.000	Penyelesaian Bulan ke-1 (3 Role Awal).
Termin 2	20%	Rp 8.400.000	Penyelesaian Bulan ke-2 (Sistem utuh).
Pelunasan	20%	Rp 8.400.000	Pasca UAT dan Go-Live (Bulan ke-3).

5. Biaya Infrastruktur Bulanan (Managed Service)

Pasca sistem dirilis secara penuh, aplikasi ini membutuhkan infrastruktur cloud (VPS, Database Pro, Token AI Claude, dan Email Gateway). Agar Bapak Indra tidak perlu direpotkan dengan manajemen teknis, kami menyediakan paket Terima Beres:

Paket Managed Service (Flat Rate)

Rp 1.200.000 / bulan

Include Biaya Sewa: Server VPS (n8n), Supabase Database Pro, API Anthropic Claude, & Resend.
Jasa Maintenance: Pemantauan server 24/7 (Uptime Monitoring) dari nexusdata.id.
Security Updates: Penyesuaian skrip jika sewaktu-waktu ada perubahan versi pada API pihak ketiga.

6. Ketentuan Revisi

Untuk menjamin kelancaran timeline, klien berhak atas maksimal 5 (lima) kali putaran revisi minor untuk setiap modul selama masa pengembangan. Penambahan modul baru di luar Scope of Work akan dianggap sebagai Change Request dan ditagihkan terpisah.

* Rincian teknis pengerjaan dan timeline detail dapat dilihat pada halaman Lampiran I & II di bawah.

LAMPIRAN I: DETAIL RUANG LINGKUP PEKERJAAN

1. Rincian Fitur Berdasarkan 6 Hak Akses (Role Modules)

A. Modul Account Executive (AE)

Manajemen Database Klien & Ekspatriat (CRUD) termasuk data masa berlaku paspor/KITAS.
Modul Ticketing System untuk Layanan 1 (Retainer), Layanan 2 (Admin Support), dan Layanan 5 (Training).
Automasi penugasan tiket (Assignment) langsung ke akun tim Consultant.

B. Modul Immigration Consultant & C. Senior Consultant

Permit Tracker: Dasbor indikator warna untuk dokumen mendekati batas kritis (H-90, H-60, H-30).
AI Auto-Drafting: Tombol action terhubung ke n8n dan Claude untuk menghasilkan draf otomatis (misal: RPTKA).
Approval Workflow (Senior): Wewenang Quality Control untuk menyetujui, menolak revisi, dan menutup tiket teknis.

D. Modul HR & Admin (Training) & E. Modul Finance

HR & Admin: Manajemen peserta logistik, otomasi email reminder acara, pencatatan absensi, dan input feedback.
Finance: Penarikan otomatis data Closed Ticket untuk generator Invoice, Payment monitor, dan Export CSV.

F. Modul Managing Director (MD Dashboard)

Visualisasi YTD Revenue bulanan dan analisis margin per layanan.
Pemantauan Top-Level KPIs (Active Clients, Unpaid Invoices, Open Tickets).

2. Spesifikasi Infrastruktur & Keamanan (Tech Stack)

Frontend: Aplikasi berbasis Next.js dengan arsitektur Single Page Application (SPA).
Database & Security: PostgreSQL menggunakan Supabase dengan lapisan keamanan Row Level Security (RLS).
Integrasi Terpusat: Penggabungan fungsi antar layanan menggunakan API modern standar industri.

3. Automasi Latar Belakang & Di Luar Ruang Lingkup

Otomasi Background Process (n8n & AI):

Scheduler H-60 & H-30: Mesin n8n melakukan pemindaian sistem harian dan memicu API Resend untuk notifikasi email dokumen mendekati kedaluwarsa.
AI Prompt Orchestration: Penarikan variabel Klien dari Supabase untuk dikirimkan sebagai Prompt ke Anthropic Claude.

Pengecualian (Out of Scope):

Integrasi API Accurate 2-Arah (hanya Export CSV/Excel untuk input manual ke Accurate).
Aplikasi Mobile Native PlayStore/AppStore (diakses via Web Browser responsif).
Notifikasi WhatsApp (seluruh notifikasi menggunakan jalur Email).
Migrasi data historis massal (Klien melakukan data entry mandiri).

LAMPIRAN II: DETAIL ROADMAP & TIMELINE

Pengembangan sistem dialokasikan selama 3 Bulan (12 Minggu). Waktu ini dirancang secara komprehensif guna memastikan pengujian keamanan data (Security Hardening) dan stabilitas automasi sebelum diimplementasikan secara massal.

Fase Pekerjaan	Rincian Aktivitas	Target Deliverables
BULAN 1 Minggu 1 - 4	Setup infrastruktur Cloud (Vercel & Supabase). Desain Skema Database relasional (Tabel Klien, Ekspatriat, Tiket). Konfigurasi Row Level Security (RLS) & SSO Authentication. UI/UX & Logika Modul Account Executive (CRM & Tiket). UI/UX & Logika Modul Consultant (Permit Tracker & Checklist).	Termin 1 Arsitektur Database Ready & Modul Operasional AE/Consultant.
BULAN 2 Minggu 5 - 8	UI/UX & Logika Modul Senior Consultant (Approval). UI/UX & Logika Modul HR & Admin (Logistik Pelatihan). Setup VPS Self-hosted, Instalasi n8n, & Konfigurasi Scheduler. Integrasi API Anthropic Claude untuk Auto-Drafting. UI/UX & Logika Modul Finance (Automasi Invoice). Integrasi Email Gateway (Resend) untuk notifikasi sistem.	Termin 2 Sistem Utuh Terintegrasi dengan Mesin Automasi & AI.
BULAN 3 Minggu 9 - 12	Penyelesaian UI/UX Dasbor Managing Director. Security Audit: Pengujian penetrasi internal untuk memastikan RLS Supabase tidak bocor antar-divisi. End-to-End Testing: Validasi jalur webhook dan pengiriman email. User Acceptance Testing (UAT): Penyerahan sistem ke tim internal Klien untuk diuji coba langsung. Pembersihan data testing dan Peluncuran (Go-Live).	Pelunasan Final Sistem Aman, Lulus Uji Klien, dan Rilis ke Production.